Vous aimez le travail administratif ? Vous êtes organisée et savez communiquer efficacement ? Vous parlez plusieurs langues ? Peut-être avez-vous le profil idéal pour devenir une parfaite secrétaire de direction. Plus qu'une secrétaire, vous devrez assister votre supérieur et être sa personne de confiance. Penchons-nous plus en détail, dans cet article, sur cette profession : ses missions, les qualités requises et la meilleure façon de se mettre en valeur dans un Curriculum Vitae.

Description et mission du métier de secrétaire de direction

Presque toute entreprise, quelle que soit sa dimension, inclut dans son organigramme le poste de secrétaire de direction. Véritable bras droit de l'administration, c'est à cette professionnelle que revient la responsabilité de gérer toutes les questions administratives et les emplois du temps de l'équipe qu'elle assiste. Autonome et disponible, la secrétaire de direction joue un rôle clé au sein de l'organisation qu'elle intègre. Elle fait également preuve d'une grande polyvalence, comme démontre l'étendue des activités qu'elle est amenée à réaliser :

  • Assurer l'accueil des visiteurs.
  • Recevoir, filtrer et gérer les appels destinés à l'administration.
  • S'occuper de la correspondance : emails et courrier.
  • Gérer les emplois du temps et les rendez-vous.
  • Organiser les réunions, préparer les salles et les documents nécessaires.
  • Réserver les transports et l'hébergement lors de déplacements des membres de l'administration.

Comment rédiger un CV secrétaire de direction ?

Intéressons-nous à présent aux critères à prendre en considération pour réaliser un CV efficace, qui laissera une bonne première impression au recruteur. Saviez-vous que ce simple document peut être la porte d'entrée vers l'emploi de vos rêves. Alors, quelles règles suivre ? Quels sont les pièges à éviter ? C'est ce que nous vous proposons de découvrir dans les points suivants.

Le titre et la présentation

Donnez le ton de votre CV dès les premières lignes. Un entête irréprochable devra inclure un titre, une présentation et vos contacts. À ce sujet, oubliez l'adresse email informelle que vous utilisez depuis votre adolescence ! Il est temps de créer une adresse professionnelle et sérieuse, pour ne pas donner une mauvaise impression.

Dès le début de votre CV, ayez à l'esprit que votre document doit être :

  • Facile à lire.
  • Rédigé avec des phrases courtes, des mots-clés pertinents et aucun texte inutile.
  • Original et unique.

À l'inverse, il ne faut pas :

  • Faire d'erreurs d'orthographe.
  • Donner des informations mensongères.
  • Rédiger un document trop long.

Le design et la mise en page

Le design et la mise en page sont deux critères importants du CV, qu'il ne faut pas reléguer à une place secondaire. Tous les aspects liés au graphisme sont fondamentaux pour créer un CV esthétique, équilibré, aéré et agréable à lire, sans quoi le recruteur aura vite fait de reposer votre document sur la pile des CV non retenus.

La structure

Vient alors la question cruciale : quel modèle de CV choisir ? En effet, il existe plusieurs possibilités parmi celles-ci :

  • CV Européen.
  • CV fonctionnel.
  • CV chronologique.
  • CV créatif.

Chacun de ces modèles organise l'information de forme distincte et il est important de comprendre les avantages et inconvénients de chacun d'entre eux.

Exemple d’un CV secrétaire de direction

Toutes les informations précédentes ont peut être eu le don de vous préoccuper. Force est de reconnaître qu'il y a beaucoup de critères à prendre en compte pour rédiger un bon CV. Mais nous sommes là pour vous apporter quelques pistes supplémentaires et vous donner un exemple concret de CV secrétaire de direction.

Le titre et la présentation

Il est important de penser au CV comme un document unique, à adapter à chaque offre d'emploi à laquelle vous postulez. Le titre est la première information à modifier. Que ce soit Secrétaire de direction, Assistante de manager ou encore Assistante de service, il faut reprendre les termes exacts de l'offre d'emploi. De cette façon, le recruteur n'aura aucun doute sur le poste que vous convoitez.

Le design et la mise en page

Le format A4 orientation portrait est de loin la base la plus couramment utilisée. Cette base peut ensuite être travaillée selon vos envies, grâce à un logiciel de traitement de texte comme Word ou Open Office. Choisissez un fond, les polices d'écriture et les couleurs puis définissez la disposition des différentes rubriques. La version finale devra être parfaitement lisible et esthétique.

Il est également possible de télécharger un modèle sur internet. Il en existe pour tous les goûts : minimalistes, classiques, modernes, créatifs, colorés, etc. À vous ensuite de le personnaliser pour en faire un exemplaire unique.

La structure

Pour terminer cet article, passons en revue les informations que doit, idéalement, contenir votre CV secrétaire de direction. Considérez la structure suivante :

  • Contacts. L'email et le numéro de téléphone sont actuellement les moyens de contact les plus utilisés. L'adresse complète est inutile. Mentionnez seulement le nom de la ville où vous habitez.
  • Profil. Faites un court paragraphe qui résume vos principaux traits de personnalité, vos compétences et vos motivations. Soyez bref, mais persuasif.
  • Éducation. Votre diplôme principal devra forcément être mis en évidence. Pour exercer comme secrétaire de direction, le niveau d'études minimum recommandé est un BAC+2 (BTS ou DUT). Mais pour vous démarquer des autres candidates, misez sur une licence administration et gestion des entreprises. La concurrence est rude dans le secteur du secrétariat depuis quelques années et le niveau de qualifications recherché est de plus en plus élevé.
  • Expérience professionnelle. Listez vos expériences antérieures, dans l'ordre antichronologique, en indiquant le nom de vos employeurs, la durée des contrats et les tâches réalisées.
  • Compétences. Indiquez les compétences qui ont de l'intérêt pour le poste, comme la maitrise de langues étrangères ou de logiciels. En ce qui concerne les savoir-être, mentionnez votre sens relationnel, votre excellente communication verbale et écrite et votre gestion du temps et des ressources.

Vous connaissez à présent tous les secrets d'un CV irréprochable. À vous de les mettre en œuvre pour épater le recruteur et décrocher un premier entretien d'embauche.