Les métiers du secrétariat sont en développement constant et concernent des domaines professionnels très variés. Leur point commun reste la gestion administrative et documentaire qui est le cœur de métier de cette catégorie professionnelle à part entière. Activité particulièrement variée, le secrétariat est un domaine très exigeant qui requiert des savoir-faire particuliers et beaucoup de rigueur. Il est également souhaitable de bien connaître les spécificités contexte professionnel pour lequel la ou le secrétaire gère les différents actes administratifs.

Qu’est-ce qu’une secrétaire médicale ?

La secrétaire dans un contexte médical ou paramédical

La secrétaire médicale a la particularité d’exercer le métier de secrétaire au sein d’organisations médicales, hospitalières ou encore sociales, qu’elles soient publiques ou privées. Elle est en charge de l’accueil du public, du suivi des dossiers administratifs, de l’organisation des emplois du temps et des consultations, de la facturation et du paiement des actes médicaux ou encore de la planification des activités. Elle connaît donc à ce titre les spécificités du milieu professionnel dans lequel elle évolue, afin d’orienter les patients et de dresser une première analyse pour le médecin ou le professionnel de santé pour qui elle travaille. La secrétaire médicale est donc amenée à apprendre de nombreuses notions de médecine en fonction de son domaine d’activité, qui peut être aussi varié qu’il existe de professions médicales ou paramédicales. Une secrétaire en dermatologie aura les mêmes compétences administratives et organisationnelles qu’une secrétaire de dentiste, sans avoir les mêmes connaissances spécifiques au métier.

Le rôle d’une secrétaire médicale

La secrétaire médicale joue un rôle majeur dans une structure professionnelle. Elle est la première personne qui sera en contact avec les patients. Il est donc essentiel qu’elle soit parfaitement apte à recevoir du public et à l’orienter. Elle fait à ce titre partie intégrante de la communication externe du cabinet, de la clinique ou de l’hôpital pour lequel elle travaille. La réception des patients est une tâche très délicate, qui sera la première image que la patientèle retiendra. Si ce rôle a moins d’impact dans une structure médicale publique, il est essentiel dans une structure privée qui cherche à soigner sa stratégie de communication et à se démarquer de ses confrères. La secrétaire médicale est également le point central pour l’organisation générale d’une unité médicale. C’est elle qui répartit les tâches et ajuste les emplois du temps au besoin des disponibilités, tant des médecins ou des praticiens médicaux que des patients.

Quelles sont les autres appellations possibles ?

Le terme de secrétaire médicale regroupe plusieurs appellations en fonction du milieu professionnel dans lequel la personne évolue. La liste ci-dessous dresse un inventaire des nomenclatures les plus courantes.

  • Secrétaire médico-sociale
  • Secrétaire sociale
  • Assistante médicale
  • Secrétaire hospitalière
  • Assistante médico-administrative
  • Télésecrétaire médicale
  • Collaboratrice médicale d’accueil

Les qualités requises pour occuper un poste de secrétaire médicale

  • Maîtriser parfaitement les outils informatiques et notamment les logiciels de bureautique et de gestion des emplois du temps
  • Maîtriser parfaitement la langue française et avoir parfois des notions en langue anglaise
  • Connaître les bases de la facturation et de l’étalement des paiements
  • Être particulièrement polyvalente et avoir une faculté d’adaptation très développée
  • Avoir une très bonne connaissance du milieu médical ou paramédical
  • Être capable de comprendre rapidement un environnement de travail peu connu ou inconnu
  • Faire preuve en tout temps d’une totale maîtrise de soi et de sang froid
  • Avoir les notions de base sur les règles du secret professionnel, en particulier médical
  • Posséder des compétences d’accueil du public et maîtriser les règles de politesse de base
  • Savoir se montrer avenante, empathique et compatissante

Comment devenir secrétaire médicale ?

Par une formation à distance

Cette formation payante est ouverte à tous publics et débouche sur l’obtention d’une certification titre IV (équivalent baccalauréat). Il n’est pas nécessaire d’être titulaire d’un quelconque diplôme, mais un niveau collège classe de troisième est requis. Les établissements agréés pour cette formation proposent un enseignement à distance composé de différents modules qui sont sanctionnés par des épreuves corrigées. Il n’y a donc pas de durée prédéfinie pour l’obtention de la certification. Cette formation est parfaitement adaptée aux personnes qui ont déjà un travail et qui souhaitent se reconvertir ou monter en compétences. Le titre IV n’est validé qu’après avoir suivi l’intégralité de la formation académique et avoir effectué un stage de six mois dans le milieu médical. Cette formation permet de travailler dans le secteur médical ou paramédical privé, mais également en CDD pour le secteur public.

Par une formation dans un organisme spécialisé

De nombreux organismes agréés par l’État proposent une formation payante en présentiel. Les étudiants sont recrutés sur dossier et certains diplômes (Baccalauréat, BEP…) peuvent être exigés. Il convient de se renseigner sur les sites internet avant de postuler pour une formation. C’est très souvent la motivation qui prime sur les diplômes pour la sélection. La formation se déroule en présentiel sur environ dix mois et alterne entre des cours théoriques et des stages professionnels. Ce n’est cependant pas une formation en alternance à proprement parler. Certaines écoles proposent effectivement ce type de formations, mais il est très difficile de trouver un employeur. Il est en revanche relativement aisé de trouver un emploi en intérim ou en CDD une fois le diplôme obtenu. Il est également possible pour les personnes qui ont déjà une expérience du milieu médical de faire valider certains modules en acquis d’expérience et de réduire ainsi la durée de la formation. Le diplôme de secrétaire médicale obtenu en école permet de travailler dans le secteur privé et également en CDD dans le secteur public.

En passant le concours de secrétaire médicale/h3>

Le concours de secrétaire médicale est un concours de catégorie B de la fonction publique hospitalière ou territoriale. Il n’est organisé que tous les quatre à cinq ans et de nombreuses candidates tentent de le passer. C’est donc un concours particulièrement sélectif. Il se décompose en trois épreuves : une note de synthèse, une étude de documents et un entretien avec le jury. Il est possible de se préparer en amont au concours de trois manières différentes : à domicile à titre personnel en étudiant les annales des concours antérieurs, à distance par une préparation payante ou en présentiel dans un organisme de formation payante au concours. Les résultats sont publiés après les épreuves au journal officiel, car il s’agit d’un concours de la fonction publique. Les lauréates sont ensuite affectées directement sur un poste de secrétaire médicale pendant une année avec un statut de stagiaire. Il n’existe en effet aucune école de formation publique, donc l’acquisition des compétences se fait sur le terrain avec un tuteur. À la fin de la période d’un an, la stagiaire est titularisée dans le corps des fonctionnaires. Elle pourra décider ensuite de rester dans le secteur public ou de faire valoir ses compétences dans le secteur privé.

Quelles sont les perspectives professionnelles pour une secrétaire médicale ?

Le métier de secrétaire médicale est déficitaire en France et très recherché. Quel que soit le type de formation choisi, il ne sera pas difficile trouver un emploi à l’issue de l’obtention du diplôme, en particulier en CDD ou en intérim.

Conditions de travail

Les conditions de travail dépendent avant tout du rythme de travail général de l’organisme professionnel dans lequel la secrétaire médicale est employée. Dans le secteur public, les fonctionnaires sont soumis au régime des 35 heures, avec possibilité de récupération des heures supplémentaires sous la forme de « récupération du temps de travail (RTT) ». Les secrétaires médicales n’ont pas le même rythme que les infirmières et sont relativement moins concernées par le travail en heures non ouvrables. Dans le secteur privé, l’emploi du temps dépend du contrat et du volume horaire défini, qui ne peut théoriquement pas excéder 39 heures sans ouvrir droit à une rémunération supplémentaire ou à une compensation sous forme de récupération d’heures ou de jours de congés.

Rémunération

Des statistiques officielles estiment que le salaire moyen en France pour une secrétaire médicale est de 1696 euros par mois, sur la base d’un échantillonnage de 1798 salaires. L’écart type varie globalement entre 1200 et 2500 euros par mois. Le salaire dépend de l’ancienneté, de l’expérience, du niveau de responsabilité et du type d’organisme dans lequel la secrétaire médicale est employée.

Dans le secteur public

Les secrétaires médicales sont majoritairement employées dans les hôpitaux publics ou les établissements médicaux étatiques. Le salaire est moins important que dans le secteur privé, mais l’évolution professionnelle est quasi automatique et est définie par les règles de gestion des ressources humaines de la fonction publique.

Dans le secteur privé

Laboratoires, hôpitaux ou cliniques privées, cabinets dentaires, cabinets de médecine générale ou de médecins spécialistes, cabinets de professionnels paramédicaux (ostéopathes, chiropraticiens, acuponcteurs…) sont autant de structures qui peuvent employer une secrétaire médicale. Le salaire n’est pas fixé à l’avance et peut être négocié en fonction des compétences et du périmètre professionnel. Il n’est pas exclu d’y trouver un certain confort de vie, car de nombreux praticiens médicaux du secteur privé n’ouvrent pas le week-end et proposent des horaires de travail en semaine relativement souples.

Nos conseils pour commencer à travailler en tant que secrétaire médicale

Tenter de commencer à travailler en tant que secrétaire médicale est une étape durant laquelle il faut bien s’organiser. Voici quelques informations à avoir en tête avant de se lancer.

Bien préparer son CV de secrétaire médicale est crucial. Il maximise les chances de décrocher un entretien qui peut mener à votre embauche. Tout d’abord, présentez votre CV de secrétaire médicale de façon lisible car le recruteur reçoit de nombreux CV. Lui faciliter la lecture de votre curriculum vitae augmentera donc l'intérêt que vous suscitez. Mettez vos informations de contacts de préférence en haut. Valorisez votre profil en vous présentant en un petit paragraphe bref, direct et synthétique qui contiendra des phrases vous décrivant, tout en présentant vos objectifs et vos motivations. En somme, il résumera votre CV afin de donner envie au recruteur de vous contacter. De plus, valorisez votre formation, stages, parcours, etc., en présentant les informations de façon claire et précise. Indiquez les établissements, les dates correspondantes, les intitulés et compétences concernées. L'intérêt du recruteur ira d’abord vers les compétences en rapport avec le secrétariat médical. Faites donc ressortir votre bonne maîtrise des outils bureautiques et du vocabulaire technique médical, vos capacités rédactionnelles, votre autonomie, votre sens de la gestion et de l'accueil...

Ensuite, si vous avez l’opportunité d’être sélectionné et de commencer une période d’essai, vous veillerez à systématiquement être ponctuel, car beaucoup de tâches vous incombent dès la première heure de travail, dont notamment l’accueil des clients. Informez vous aussi sur les rendez-vous du jour et de la semaine, sur les éventuelles réunions et planifiez vos actions à l’aide d’un agenda ou un petit calendrier par exemple. Veillez aussi à bien communiquer et vous synchroniser avec vos collaborateurs.