Un gestionnaire de paie a pour mission de s'occuper de toutes les formalités administratives en lien avec la paie des salariés de l’entreprise dans laquelle il travaille ou de plusieurs entreprises s’il exerce dans une entreprise spécialisée dans l’externalisation des aspects comptables.

Voici un tour d'horizon du métier de gestionnaire de paie, comprenant les fonctions exercées, les qualités requises, les conditions d’accès à la profession et les débouchés.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de paie ?

Le rôle du gestionnaire de paie: ses missions

Les missions du gestionnaire de paie peuvent varier selon le cadre dans lequel il exerce, notamment s’il travaille en cabinet comptable ou en entreprise, toutefois on peut retrouver certaines missions communes à tous.

Les missions du gestionnaire de paie

Au quotidien, le gestionnaire de paie :

  • Prépare les bulletins de salaire ;
  • Saisit des éléments comme les absences, les heures supplémentaires et les primes dans le système informatique ;
  • S’informe des nouveautés légales et réglementaires quant à son domaine ;
  • Procède à des virements bancaires relatifs aux salaires et aux charges sociales ;
  • Veille au suivi des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) ;
  • Assure le suivi administratif des employés ;
  • Organise les congés payés;
  • Met à jour son logiciel de gestion de paie et contacte le service de maintenance en cas de besoin ;
  • Détecte et reporte les problèmes des salariés au directeur des ressources humaines.

Son environnement de travail

Le gestionnaire de paie peut être employé dans une petite, moyenne ou grande entreprise. Selon la taille de la société, il exercera avec plus ou moins d’autonomie, pour gérer les aspects administratifs afférents à la masse salariale de l’entreprise dans laquelle il est lui-même salarié. Il peut être placé sous la responsabilité d’un directeur de paie, d’un directeur du service comptable ou du directeur des ressources humaines. Son équipe sera plus ou moins grande, selon la taille de l’entreprise.

Mais le gestionnaire de paie peut aussi exercer dans un cabinet comptable ou dans une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la gestion administrative. C'est-à-dire que des entreprises ne souhaitant pas embaucher d’employés pour gérer les problématiques administratives peuvent externaliser ces problématiques et les confier à des sociétés spécialisées. Le gestionnaire de paie peut exercer dans l’une d’elles.

Les qualités requises pour devenir gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie doit être extrêmement rigoureux et précis. Il a un bon niveau en mathématiques et un excellent sens de l’analyse. Il a aussi des notions en droit du travail.

Il doit savoir rester discret et traiter ses documents dans le respect de la confidentialité.

Le gestionnaire de paie maîtrise les outils informatiques de base et les logiciels spécifiques à l’exercice de ses fonctions.

Il doit aussi être à l’écoute des employés et reporter des problématiques au directeur des ressources humaines si besoin.

Le gestionnaire de paie sait travailler en équipe mais est aussi autonome dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées.

Les avantages et inconvénients du métier de gestionnaire de paie

Les avantages du métier de gestionnaire de paie

L’exercice de la profession a été grandement facilité, ces dernières années, par le perfectionnement de logiciels spécifiques.

Le métier est assez intéressant en raison des évolutions légales et réglementaires que le gestionnaire de paie doit appréhender, utiliser et mobiliser pour le bien de son entreprise et de ses salariés.

Selon la structure dans laquelle il exerce, le gestionnaire de paie peut être assez libre d’organiser son temps de travail et peut même être éligible au télétravail.

Les inconvénients du métier de gestionnaire de paie

Notamment en période de paie, les fonctions peuvent être assez stressantes. Il faut savoir traiter les tâches confiées, parfois dans l’urgence, sans commettre d’erreur. Il travaille souvent sous pression et doit donc savoir résister au stress.

Une erreur commise par une gestionnaire de paie peut être lourde de conséquences. Ainsi, chaque document doit être réalisé avec une grande concentration et une précision irréprochable.

Comment devenir gestionnaire de paie ?

S’il est possible de se lancer dans la carrière de gestionnaire de paie sans diplôme, la plupart des recruteurs recherchent tout de même des profils qualifiés pour exercer cette profession aux débouchés intéressants.

Diplômes requis pour devenir gestionnaire de paie

Aucun diplôme n’est à proprement parler requis pour devenir gestionnaire de paie. Vous pouvez donc vous faire embaucher dans une petite entreprise familiale pour exercer ces fonctions sans aucun diplôme. Toutefois, si vous souhaitez envoyer des candidatures spontanées pour des postes à pourvoir, les recruteurs vous demanderont certainement de justifier de diplômes dans le domaine.

Les diplômes suivants peuvent vous permettre d’exercer le métier de gestionnaire de paie :

  • Un BTS avec une spécialité comptable ou gestion de PME avec spécialisation gestionnaire de paie, de niveau bac +2 ;
  • Un titre professionnel de gestionnaire de paie, de niveau bac +2 ;
  • Une licence professionnelle en métiers de la gestion et de la comptabilité, de niveau bac +3;
  • Un BUT en Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ou un BUT en Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO), de niveau bac+3.

Les débouchés

L’employabilité

Les gestionnaires rencontrent généralement peu de difficultés à trouver un emploi, car beaucoup de postes sont à pourvoir.

Le salaire

Le salaire d’un gestionnaire de paie dépend grandement de la ville dans laquelle il exerce et de son niveau de responsabilité et d’expérience. Pour un débutant, le salaire annuel commence à partir de 20 000 euros brut en province, et jusqu’à 35 000 euros en Île-de-France. En moyenne, dans une entreprise de moins de 20 salariés, le salaire moyen de base est de 2 300 euros mensuel brut. À cela peuvent s’ajouter des primes.

Pour les gestionnaires de paie expérimentés, le salaire annuel moyen est de 24 000 euros brut en Province, et peut s’élever à plus de 40 000 € en Île-de-France.

Les évolutions de carrière

Après quelques années d’expérience, le gestionnaire de paie peut voir son poste évoluer. Grâce à la validation des acquis par l’expérience (VAE) ou en gravissant les échelons en interne, le gestionnaire de paie peut devenir directeur de paie, comptable, responsable des ressources humaines ou encore assistant de direction. Il peut aussi créer sa propre société d’externalisation de gestion de paie.

Les horaires de travail

En règle générale, le gestionnaire de paie est soumis à des horaires de bureau classiques. Toutefois, selon la structure dans laquelle il exerce, il peut arriver qu’en période d’activité intense, comme en période de paie, il doive travailler plus tard le soir, voire les week-ends.

Quelques conseils pour trouver rapidement un emploi de gestionnaire de paie

Comment bien préparer votre CV ?

Votre CV gestionnaire de paie doit mettre en avant toutes vos expériences passées en lien avec la comptabilité et idéalement la gestion de paie. Si vous n’avez aucune expérience dans le domaine, essayez de mettre en avant des postes que vous auriez occupés et qui vous ont apporté des compétences que vous pourrez mobiliser en tant que gestionnaire de paie. Évidemment, mettez vos études dans le domaine en avant, et si vous avez effectué des stages, n’hésitez pas à détailler vos missions et à détailler vos réussites.

Comment bien rédiger votre lettre de motivation ?

Votre lettre de motivation doit faire comprendre au recruteur qui va vous lire que vous êtes déterminé à exercer vos missions avec rigueur et précision pour le bien de son entreprise. Il doit immédiatement visualiser ce que vous allez apporter à son équipe et il doit aussi s’assurer que vous saurez vous intégrer et écouter les consignes qui vous seront données. Ne rédigez pas une lettre type pour toutes vos candidatures et adaptez votre lettre au service dans lequel vous postulez.

Comment réussir votre entretien ?

Si vous avez décroché un entretien, c’est que votre CV et votre lettre de motivation ont convaincu le recruteur. Il veut maintenant sonder votre personnalité et s’assurer que tout ce qui a été écrit dans votre lettre de motivation est bien réel. Ainsi, montrez-vous disponible et courtois, sans forcer le trait. Il est possible que le recruteur vous pose des questions sur vos connaissances en comptabilité et en gestion de paie. Préparez-vous en amont, notamment s’il y a eu, récemment, des mises à jour législatives. Vous montrerez ainsi que vous suivez l’actualité de votre domaine, ce qui sera très apprécié. N’hésitez pas à poser des questions pertinentes, notamment sur les missions précises qui vous seront confiées, pour montrer votre intérêt pour le poste.